Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités, l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, etc.
L’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham collecte, utilise, communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels par l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à l’exécution d’un service ou d’une demande par l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham, celle-ci (celui-ci) pourrait ne pas être en mesure d’exécuter ce service ou de répondre à la demande.
L’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient dans le cadre de l’exercice de ses activités. Dans ce but, l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham a adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.
L’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités :
L’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham invite les responsables à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension.
Aux fins de la collecte des renseignements personnels, l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham encourage les responsables à utiliser les formulaires standardisés élaborés par l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham.
L’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham peut aussi recueillir les renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les membres ou avec des visiteurs.
Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.
Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la Loi.
Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. Plus spécifiquement, voici les mesures applicables :
Est un incident de confidentialité l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.
L’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.
Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle donne des directives, des formations et des instructions aux responsables relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.
Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc.
Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des renseignements personnels.
Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation.
Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.
Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, elle donne des directives ou des instructions aux responsables relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.
Conformément à la Loi, l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels.
Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section « Droit d’accès, de retrait et de rectification ».
Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.
Le Responsable de la protection des renseignements personnels traite les demandes d’accès et de rectification des renseignements personnels. Il traite également les plaintes relativement au traitement des renseignements personnels par l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham.
Le Responsable de la protection des renseignements personnels est consulté dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection de renseignements personnels dans le cadre d’un tel projet.
Un responsable de l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham peut prendre connaissance du renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat.
Le responsable de l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham :
Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux renseignements personnels la concernant détenus par l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.
Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.
L’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi.
Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement de ses renseignements personnels par l’Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham. Cette plainte sera traitée avec diligence dans un délai maximal de 30 jours par le Responsable de la protection des renseignements personnels et une réponse écrite sera adressée.
Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels, veuillez communiquer avec : Boris Bouchard, par courriel au info@eglisechatham.ca ou par écrit à l’adresse postale suivante :
A/S Responsable de la protection des renseignements personnels
Église Évangélique Baptiste de Brownsburg-Chatham
238 Rte du Canton, Brownsburg-Chatham, QC J8G 2E9